Zharmonizowanie pracy z dokumentacją papierową i elektroniczną - zakłada uchwalona w piątek przez Sejm nowelizacja ustawy o archiwach. Posłowie wcześniej odrzucili poprawkę PiS usuwającą zapis rozszerzający kompetencje szefa MKiDN ws łączenia archiwów państwowych.
Odrzucona podczas piątkowego głosowania poprawka miała, według PiS, zapobiec "nieuzasadnionemu wzmocnieniu ministra właściwego do spraw archiwów, czyli ministra kultury, który może tworzyć i łączyć archiwa państwowe bez zasięgnięcia opinii Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych". W ich ocenie poprawka ta likwidowała "opiniodawczość szefa archiwów". W głosowaniu przeciwko poprawce opowiedziało się 273, poparło ją 163 posłów, wstrzymało się 4 posłów.
Jednym z głównych zadań nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach jest harmonizacja tradycyjnego - papierowego i elektronicznego - systemu kancelaryjnego występujących w administracji Archiwów Państwowych. Obok kwestii pozwalających na właściwe zorganizowanie urzędu reguluje ona postanowienia zawarte w rozporządzeniu z 2002 r. Dotyczy ono kwalifikacji, przygotowania i zarządzania materiałami archiwalnymi i niszczenia dokumentacji bez wieczystego znaczenia.
Jednym z głównych zadań nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach jest harmonizacja tradycyjnego - papierowego i elektronicznego - systemu kancelaryjnego występujących w administracji Archiwów Państwowych. Obejmuje też wytwórców tzw. niepaństwowego ewidencjonowanego zasobu archiwalnego, czyli m.in. partie polityczne, fundacje i stowarzyszenia.
Obejmuje też wytwórców tzw. niepaństwowego ewidencjonowanego zasobu archiwalnego, czyli m.in. partie polityczne, fundacje i stowarzyszenia. Jak podkreślają przedstawiciele Archiwów, w związku z rozwojem społeczeństwa obywatelskiego ważna część wytwarzanych materiałów archiwalnych jest poza zasięgiem państwa, jednak w sytuacji zakończenia funkcjonowania takich instytucji państwo ma obowiązek opieki nad ich archiwaliami. Dlatego kolejna regulacja daje naczelnemu dyrektorowi Archiwów możliwość szerszej współpracy z tymi instytucjami.
Nowela likwiduje też archiwa wyodrębnione, które dotychczasowa ustawa nakazywała organizować w instytucjach mających związek z obronnością i bezpieczeństwem państwa. Na skutek zmian w ustawie o dostępie do informacji publicznej zniknęły powody, dla których te materiały miały być chronione. Nowelizacja dostosowuje też do wymogów ogólnych system kontroli zarządzania dokumentacją przez naczelnego dyrektora Archiwów. Zostaną też zaktualizowane zapisy dotyczące pracowników instytucji.
W myśl nowelizacji do zakresu działań archiwów należy m.in. kształtowanie i udostępnianie państwowego zasobu archiwalnego; prowadzenie prac naukowych i wydawniczych oraz popularyzacja wiedzy o archiwach. Nowela daje ministrowi kultury prawo, by w drodze rozporządzenia mógł tworzyć lub łączyć archiwa państwowe, ustalać ich siedziby i zasięg działania albo likwidować.
Nowela określa termin przekazywania dokumentów do archiwów państwowych na 25 lat od daty powstania. Wyjątkiem jest m.in. wcześniejsze zakończenie działalności instytucji. Niszczenie dokumentacji niearchiwalnej ma być możliwe tylko na podstawie zgody dyrektora archiwum.
W sytuacji zakończenia działalności instytucji pozostawiono zasadę zobowiązującą ją do przekazania archiwaliów Archiwom Państwowym, a pozostałej dokumentacji organowi przejmującemu jej kompetencje. Potwierdzono też zasadę mówiącą, że jeżeli podmiot, którego działalność kończy się, nie zdąży przekazać materiałów archiwalnych do archiwum, ten obowiązek przechodzi na jego następcę prawnego, który ponosi również tego koszty.
Nowela wprowadza też przepis umożliwiający pozostawianie archiwaliów następcom prawnym, zarówno prywatnym, jak i publicznym, jeżeli są im potrzebne w dalszej działalności. Uznaje także, że jeżeli z dokumentacji instytucji, które przestają działać, nie wydzielono materiałów archiwalnych, to całość uznaje się za archiwalia.
Nowelizacja przewiduje wprowadzenie regulacji pozwalających organom państwowym i samorządom w porozumieniu z naczelnym dyrektorem Archiwów m.in. na opracowanie wspólnych przepisów kancelaryjnych i organizacji archiwów jednostek im podległych na danym terenie. W związku z rozrastaniem się poszczególnych instytucji nowela uznaje za jednostkę organizacyjną struktury terenowe danego podmiotu.
Ustanowiony został też w ustawie mechanizm pozwalający wspierać finansowo niektóre działania w zakresie ochrony zasobu archiwalnego, prowadzone przez instytucje pozarządowe. Mechanizm ten przypisano Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych, który może udzielać takiego wsparcia. Dofinansowanie jest oparte na zasadach określonych w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
Nowelizacja stanowi także, że w przypadku, gdy organizacja korzystająca ze wsparcia publicznego zostałaby postawiona w stan likwidacji lub ogłosiła upadłość to materiały, które podlegały ewidencjonowaniu, przechowywaniu, opracowaniu, udostępnianiu lub zabezpieczeniu, stają się częścią zasobu archiwalnego archiwów.
Nowelizację poparło w piątkowym głosowaniu 297 posłów, przeciw był jeden, wstrzymało się 138 posłów. (PAP)
akn/mok/
