Pracownia digitalizacji IPN w Katowicach. Fot. PAP/A. Grygiel
Znaczeniu dokumentu elektronicznego we współczesnej archiwistyce oraz obecności archiwaliów w internecie poświęcona jest konferencja z udziałem badaczy z 20 państw, którą zainaugurowano w środę w stołecznej siedzibie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.
Dyskusje w ramach dwudniowej konferencji stanowią okazję do wymiany doświadczeń przedstawicieli europejskich archiwów. Biorą w niej udział bowiem archiwiści z 20 krajów m.in. z Litwy, Łotwy, Niemiec, Hiszpanii, Gruzji, Kazachstanu, Uzbekistanu, Mołdawii, Azerbejdżanu, Rosji i Ukrainy.
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych prof. Władysław Stępniak otwierając konferencję zwrócił uwagę, że prawidłowe działanie archiwów ma istotne znaczenie dla funkcjonowania zarówno państwa, jak i jego obywateli.
Dyskusje w ramach dwudniowej konferencji stanowią okazję do wymiany doświadczeń przedstawicieli europejskich archiwów. Biorą w niej udział bowiem archiwiści z 20 krajów m.in. z Litwy, Łotwy, Niemiec, Hiszpanii, Gruzji, Kazachstanu, Uzbekistanu, Mołdawii, Azerbejdżanu, Rosji i Ukrainy.
Wśród największych wyzwań współczesnej archiwistyki Stępniak wymienił m.in. wypracowanie metod zarządzania i przechowywania dokumentacji elektronicznej, co ma związek z rozwojem nowoczesnych technologii informacyjnych i komunikacyjnych. „Musimy cały czas szukać nowych rozwiązań w archiwistyce (…). Szczególnie ważne jest zapewnienie integralności, poufności oraz dostępności dokumentacji elektronicznej w długim czasie” – tłumaczył Stępniak, wyjaśniając, że właśnie temu zagadnieniu poświęcona jest pierwsza sesja dwudniowej konferencji.
W referacie poświęconym problematyce zarządzania i przechowywania dokumentów elektronicznych Gatis Karlsons z Archiwum Narodowego Łotwy przypomniał, że „dokumenty elektroniczne to dokumenty +bardziej ulotne+ od materiałów papierowych”. Na Łotwie istnieją przepisy – zaznaczył Karlsons – w myśl których dokumenty elektroniczne muszą zostać przekazane do instytucji państwowych (archiwów) w terminie pięciu lat od chwili ich wytworzenia.
Liga Vibure z łotewskiego archiwum narodowego podkreśliła, że problemem większości łotewskich instytucji publicznych jest fakt, że nie przechowują one dokumentacji w postaci elektronicznej, a ich systemy informatyczne powstają bez uwzględnienia archiwizacji materiałów cyfrowych. „Na Łotwie istnieje ok. 180 systemów informatycznych o znaczeniu państwowym, jednak zaledwie cztery z nich powstały z udziałem archiwów” – wyjaśniła archiwistka.
O archiwalnych systemach informatycznych opowiadała w środę także Danute Kontrimaviciene z litewskiego Archiwum Akt Nowych. Według niej, „nowe technologie nie tylko stworzyły możliwość poprawienia warunków dostępu do archiwów, ale zmieniły także samą naturę dokumentów”. Ich elektroniczna odmiana – wyjaśniła Kontrimaviciene – „nadaje się do długoterminowego przechowywania bez konieczności przelewania na papier”.
Bettina Martin-Weber z Archiwum Federalnego Niemiec podkreśliła, że obecnie internet jest główną platformą prezentacji materiałów archiwalnych, jednak – w jej ocenie – niemożliwe jest, aby sprostać oczekiwaniom odbiorców, którzy pragną dostępu do całości archiwaliów w formacie cyfrowym.
Niemiecka badaczka dodała, że federalne archiwum prowadzi cyfrowy magazyn, w którym gromadzone są zdigitalizowane dokumenty. Przy ich opracowywaniu stosowane jest oprogramowanie BASYS – informatyczny system bazodanowy do opisu, zarządzania i prezentacji metadanych oraz archiwów cyfrowych.
Dyrektor Biura Udostępniania i Archiwizacji Dokumentów IPN Rafał Leśkiewicz przypomniał w rozmowie z PAP, że systemy informatyczne, służące obsługiwaniu dokumentów elektronicznych, są wdrażane w Polsce i na świecie od kilkunastu lat. „W archiwach i instytucjach użyteczności publicznej skanuje się dokumenty, opisuje się je w postaci cyfrowej, a następnie wykorzystuje w bieżących działaniach, przede wszystkim w zakresie udostępniania (…). Dokument elektroniczny musi obrazować autentyczność, tzn. musi być wiernym odzwierciedleniem dokumentu oryginalnego” – tłumaczył Leśkiewicz zwracając uwagę, że przed archiwistami stoi zadanie utrzymania jak najdłuższej żywotności dokumentacji elektronicznej.
Rafał Leśkiewicz: „W zasadzie przestaniemy pracować z dokumentem papierowym, co nie oznacza, że zostanie on wyparty całkowicie. Dokument papierowy na pewno przetrwa, bo jak pokazały wieki historii, papier jest najtrwalszym nośnikiem przechowywania informacji”.
Badacz przypomniał, że od 2008 r. w IPN funkcjonuje system elektronicznego udostępniania dokumentów w postaci cyfrowej. Jak tłumaczył, blisko połowa dokumentacji instytutu udostępnianej badaczom ma właśnie taką formę.
IPN prowadzi także cyfrowe archiwum, w ramach którego w czytelniach instytutu znajduje się ponad 30 mln rekordów (teczek) opisujących jednostki archiwalne oraz systemy osobowe.
Pytany o przyszłość dokumentu elektronicznego Leśkiewicz wyjaśnił, że w ciągu najbliższych kilku lat stanie się on podstawową formą dokumentowania funkcjonowania instytucji publicznych. „W zasadzie przestaniemy pracować z dokumentem papierowym, co nie oznacza, że zostanie on wyparty całkowicie. Dokument papierowy na pewno przetrwa, bo jak pokazały wieki historii, papier jest najtrwalszym nośnikiem przechowywania informacji” – podkreślił pracownik IPN.
Konferencja „Dokumentacja elektroniczna i udostępnianie materiałów archiwalnych w Internecie” jest częścią cyklu spotkań „Colloquia Jerzy Skowronek dedicata”, poświęconych wybitnej osobowości polskiej archiwistyki - zmarłemu tragicznie w 1996 r. prof. Jerzemu Skowronkowi, który od 1993 r. sprawował funkcję szefa archiwów państwowych.
Organizatorami konferencji są: Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych i Instytut Pamięci Narodowej. (PAP)
wmk/ abe/
