Ujednolicenie zasad gromadzenia i zarządzania archiwaliami, kontroli postępowania z nimi i zharmonizowanie pracy z dokumentacją papierową i elektroniczną - to główne cele projektu noweli ustawy o archiwach, który w czwartek poparły połączone komisje sejmowe.
Podczas posiedzenia komisji kultury i środków przekazu oraz komisji administracji i cyfryzacji przedstawiono sprawozdanie z prac powołanej przez komisje podkomisji nadzwyczajnej.
Przyjęła ona poprawki natury redakcyjno-legislacyjnej i porządkującej oraz dwie poprawki merytoryczne.
Poprawka, o którą wnioskowała Fundacja Ośrodka Karta, dotyczyła ustanowienia w ustawie mechanizmu pozwalającego wspierać finansowo niektóre działania w zakresie ochrony zasobu archiwalnego, prowadzone przez instytucje pozarządowe. Mechanizm ten miałby być przypisany Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych, który mógłby udzielać takiego wsparcia. Dofinansowanie ma być oparte na zasadach określonych w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
Konsekwencją miałby być także zapis stanowiący, że w przypadku, gdy organizacja korzystająca ze wsparcia publicznego zostałaby postawiona w stan likwidacji lub ogłosiła upadłość to materiały, które podlegały ewidencjonowaniu, przechowywaniu, opracowaniu, udostępnianiu lub zabezpieczeniu, stają się częścią zasobu archiwalnego Archiwów Państwowych.
Połączone komisje jednomyślnie przyjęły sprawozdanie i poparły projekt nowelizacji ustawy o archiwach. Posłem-sprawozdawcą został przewodniczący podkomisji Piotr Tomański (PO).
Poprawka, o którą wnioskowała Fundacja Ośrodka Karta, dotyczyła ustanowienia w ustawie mechanizmu pozwalającego wspierać finansowo niektóre działania w zakresie ochrony zasobu archiwalnego, prowadzone przez instytucje pozarządowe. Mechanizm ten miałby być przypisany Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych, który mógłby udzielać takiego wsparcia.
Jednym z głównych zadań projektu nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach jest harmonizacja tradycyjnego - papierowego i elektronicznego - systemu kancelaryjnego występujących w administracji Archiwów Państwowych. Obok kwestii pozwalających na właściwe zorganizowanie urzędu postulowane jest też uregulowanie postanowień zawartych w rozporządzeniu z 2002 r. Dotyczyło ono kwalifikacji, przygotowania i zarządzania materiałami archiwalnymi i niszczenia dokumentacji nieposiadającej wieczystego znaczenia.
Obejmowało też wytwórców tzw. niepaństwowego ewidencjonowanego zasobu archiwalnego, czyli m.in. partie polityczne, fundacje i stowarzyszenia. Jak podkreślają przedstawiciele Archiwów, w związku z rozwojem społeczeństwa obywatelskiego ważna część wytwarzanych materiałów archiwalnych jest poza zasięgiem państwa, jednak w sytuacji zakończenia funkcjonowania takich instytucji państwo ma obowiązek opieki nad ich archiwaliami. Dlatego kolejna regulacja daje naczelnemu dyrektorowi Archiwów możliwość szerszej współpracy z tymi instytucjami.
Wedle projektu zostałyby zlikwidowane też archiwa wyodrębnione, które dotychczasowa ustawa nakazywała organizować w instytucjach mających związek z obronnością i bezpieczeństwem państwa. Na skutek zmian w ustawie o dostępie do informacji publicznej zniknęły powody, dla których te materiały miały być chronione. Nowelizacja dostosowuje też do wymogów ogólnych system kontroli zarządzania dokumentacją przez naczelnego dyrektora Archiwów. Zostaną też zaktualizowane zapisy dotyczące pracowników instytucji.
W myśl projektu nowelizacji do zakresu działań Archiwów Państwowych należy m.in. kształtowanie i udostępnianie państwowego zasobu archiwalnego; prowadzenie prac naukowych i wydawniczych oraz popularyzacja wiedzy o archiwach. Nowela proponuje, by minister kultury w drodze rozporządzenia miał prawo tworzyć lub łączyć archiwa państwowe, ustalać ich siedziby i zasięg działania albo likwidować.
Nowela postuluje określenie terminu przekazywania dokumentów do archiwów państwowych na 25 lat od daty powstania. Wyjątkiem jest m.in. wcześniejsze zakończenie działalności instytucji. Niszczenie dokumentacji niearchiwalnej ma być możliwe tylko na podstawie zgody dyrektora archiwum.
W sytuacji zakończenia działalności instytucji pozostawiono zasadę zobowiązującą ją do przekazania archiwaliów Archiwom Państwowym, a pozostałej dokumentacji organowi przejmującemu jej kompetencje. Potwierdzono też zasadę mówiącą, że jeżeli podmiot, którego działalność kończy się, nie zdąży przekazać materiałów archiwalnych do archiwum, ten obowiązek przechodzi na jego następcę prawnego, który ponosi również tego koszty.
Nowela wprowadza też przepis umożliwiający pozostawianie archiwaliów następcom prawnym, zarówno prywatnym, jak i publicznym, jeżeli są im potrzebne w dalszej działalności. Uznaje także, że jeżeli z dokumentacji instytucji, które przestają działać, nie wydzielono materiałów archiwalnych, to całość uznaje się za archiwalia.
Nowelizacja przewiduje wprowadzenie regulacji pozwalających organom państwowym i samorządom w porozumieniu z naczelnym dyrektorem Archiwów m.in. na opracowanie wspólnych przepisów kancelaryjnych i organizacji archiwów jednostek im podległych na danym terenie. W związku z rozrastaniem się poszczególnych instytucji nowela postuluje też uznawanie za jednostkę organizacyjną struktur terenowych danego podmiotu.
Projekt wprowadza również zmiany porządkujące, redakcyjne i regulujące zasady w okresie przejściowym. (PAP)
akn/ gma/
